Mit Office 365-Integration den Mehrwert der Ricoh Interactive Whiteboards erweitern

Der Erfolg von Meetings hängt nicht nur von den Teilnehmern selbst ab, sondern auch davon, welche Tools und Informationen während des Meetings zur Verfügung stehen. Besprechungsergebnisse und Ideen sollen effizient festgehalten und an die Teilnehmer verteilt werden können. Dazu muss der Zugriff auf wichtige Dokumente gewährleistet sein wie auch ihre gemeinsame Bearbeitung. Idealerweise wird der durchschnittliche Zeitverlust von 10 Minuten pro Besprechung vermieden, der regelmässig durch den Auf- und Abbau der IT-Technik entsteht.

Sie haben bereits die Ricoh Interactive Whiteboards kennengelernt, mit denen die Zusammenarbeit in Meetings produktiver gestaltet wird. Nun bietet Ricoh mit dem Ricoh Interactive Whiteboard Add-on Service für Office 365 einen Cloud-basierten Meeting-Assistenten, der Microsoft Office 365-Dienste in die interaktiven Whiteboards mit geschlossenem Controller Type 2 integriert. Ein grosser Vorteil dieser Integration ist, dass sich Benutzer mit einer Kartenauthentifizierung komfortabel bei ihrem Office 365-Konto anmelden können. Das Ricoh Interactive Whiteboard dient dabei als Endpunkt von Office 365.

Der Add-on Service ist Cloud-basiert und erfordert keine lokale Serverinstallation. Im monatlichen Servicepreis sind bereits funktionserweiternde Aktualisierungen des Dienstes enthalten.

Meetings werden automatisch über die Anmeldung am Interactive Whiteboard gestartet. Der Benutzer benötigt nicht einmal seinen PC im Meeting, da er Outlook und OneDrive for Business für den Zugriff auf seine Dateien verwenden kann. So besteht während des Meetings Zugriff auf den Outlook Terminkalender mit allen Besprechungsdetails und angehängten Dokumenten (unterstützt werden PDF oder Bilddateien wie JPEG, PNG, BMP, etc.). Nach der Besprechung können kommentierte Notizen und Aktionselemente ganz einfach an die Teilnehmer gesendet werden. Ebenso lassen sich neu erstellte Dokumente in OneDrive for Business speichern. Dies ist besonders nützlich, wenn Meetings unterbrochen und an einem anderen Ort fortgesetzt werden müssen oder wenn bei Folgeterminen weiter an den gleichen Dokumenten gearbeitet werden soll.

Durch die schnelle Anmeldung beim persönlichen Office 365-Konto – ohne die Notwendigkeit, seinen eigenen Laptop anschliessen und einrichten zu müssen – gibt es keinen Zeitverlust mehr am Beginn und Ende eines Meetings.

IT-Manager erhalten mit dem Admin-Tool zusätzlich die Möglichkeit, über Nutzungsberichte der Interactive Whiteboards deren Nutzen und Effizienz darzustellen und damit den Mehrwert der getätigten Investition zu belegen. Für die effiziente Geräteverwaltung kann das Admin-Tool ausserdem Gerätedaten der Ricoh Interactive Whiteboards abrufen.

Der Ricoh Interactive Whiteboard Add-on Service für Office 365 verknüpft auf clevere Art und Weise die Investitionen in Office 365 und in Ricoh Interactive Whiteboards und steigert den gemeinsamen Nutzen für die Anwender. Die Gesamtlösung leistet dabei mehr als die beiden einzelnen Komponenten.

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