Swiss QR-Code - Ein einfacher QR-Code automatisiert den Zahlungsprozess

Die Einführung eines einheitlichen Zahlteils mit QR-Code am 30. Juni 2020 birgt Herausforderungen aber auch Chancen für alle Beteiligten. Was gilt es zu beachten aus Sicht des Rechnungsstellers und -empfängers? Welche Vorteile entstehen dadurch?


Für viele Unternehmen in der Schweiz stand bisher bei der Kaufentscheidung für einen Drucker oder ein Multifunktionsgerät das Kriterium im Fokus, ob sich mit dem Gerät Einzahlungsscheine bedrucken lassen – und zwar inklusive Auswahl der richtigen Schrift (OCR-B) per PCL-Steuerbefehl.


Das Thema Einzahlungsscheine wird nun einem grundlegenden Wandel hin zum digitalen Zeitalter unterzogen. Auf Grundlage der ISO 20022 soll der Zahlungsverkehr in ganz Europa (inkl. Schweiz) vereinfacht und harmonisiert werden. Darauf hat sich die Finanzwirtschaft geeinigt, um die Belegverarbeitung weiter zu automatisieren und die Fehlerquoten im Zahlungsverkehr zu reduzieren.



In diesem Zuge werden die in der Schweiz aktuell verwendeten Einzahlungsscheine abgeschafft und durch einen einheitlichen Zahlteil mit dem sogenannten Swiss QR-Code ersetzt. Zur einfachen Unterscheidung enthält dieser zweidimensionale Barcode in der Mitte ein Schweizer Kreuz, der ihn eindeutig zu anderen QR-Codes abgrenzt. Das System der QR-Rechnung ist hybrid angelegt (Daten sind sowohl maschinenlesbar als auch im Klartext vorhanden) und schlägt ideal die Brücke zwischen der immer noch mehrheitlich versendeten Papierrechnung und dem Wunsch nach automatisierter Belegverarbeitung. Alle zahlungsrelevanten Daten sind im Swiss QR-Code enthalten und können präzise ausgelesen werden. Somit ist sowohl das automatisierte Einlesen in e-Banking-Applikationen via Smartphone als auch der maschinelle Abgleich mit Warenwirtschaftssystemen möglich.


Was bedeutet die neue QR-Rechnung für Rechnungsersteller?

Für Rechnungssteller ergeben sich ab 30. Juni 2020 mit der neuen QR-Rechnung sowohl Erleichterungen als auch Herausforderungen: Das neue Formular kann auf weissem, perforiertem Blanko-Papier in Schwarzweiss gedruckt werden. Die Perforation ist auf Wunsch von Marktteilnehmern nun obligatorisch. Die Schriftart OCR-B wird hingegen nicht mehr benötigt. Für die Klartextangaben ist eine der Schriftarten Arial, Frutiger, Helvetica oder Liberation Sans zu verwenden.


Während diese Punkte überwiegend erleichternd wirken, kann die Implementierung des Swiss QR-Codes umfangreiche Anpassungen der IT-Umgebung nach sich ziehen. Zwar bieten einige Hersteller von Standardsoftware bereits Updates für ihr Rechnungsmodul an, oft ist die Anpassung der Warenwirtschaft jedoch mit einem hohen organisatorischen und finanziellen Aufwand verbunden. Daher kann es eine sinnvolle Strategie sein, beim Druckdatenstrom anzusetzen und den Swiss QR-Code in den PCL-Datenstrom einzuschleusen.


Bei der Neuanschaffung von Druckern und Multifunktionsgeräten sollten Kunden bereits jetzt darauf achten, dass das gewählte Modell mit einer Option zum Druck des Swiss QR-Codes ausgerüstet bzw. später nachgerüstet werden kann. Aktuell zu beschaffende Geräte werden nämlich voraussichtlich über das geplante Ende der Übergangsfrist hinaus genutzt. Die Finanzwirtschaft möchte diese Übergangsphase möglichst kurz halten (voraussichtlich unter zwei Jahren). Es ist ausserdem sehr wahrscheinlich, dass grössere Rechnungsempfänger ihre Lieferanten zur schnellen Einführung der QR-Rechnung drängen. Eine abwartende Haltung ist also definitiv die falsche Strategie!


Ricoh bietet bereits jetzt verschiedene Lösungen zum Drucken des Swiss QR-Codes über Steuerbefehle im Druckdatenstrom an. Einerseits empfehlen sich für grössere Unternehmen die serverbasierten Lösungen W-ELP oder PlanetPress. Für einzelne Geräte empfiehlt sich der Einsatz von Intelligent Barcode System. Hierbei handelt es sich um eine Stand-alone-Geräteapplikation, die neben dem Swiss QR-Code noch weitere 2D- und 1D-Barcodes, sowie OCR-Schriftarten drucken kann.


Bei der Einführung der QR-Rechnung müssen Unternehmen ebenfalls unbedingt die Aufmerksamkeit auf ihren Datenhaushalt richten. Die für den neuen QR-Zahlteil benötigten Daten müssen in passender Form in der Datenbank bereitstehen. Idealerweise liegen bei den Adressdaten z. B. Strasse und Hausnummer sowie PLZ und Ort als jeweils getrenntes Datum vor.


Bei der weiteren Verwendung der bisherigen ESR-Referenz gilt es wichtige Details zu beachten, damit die Zahlungen künftig weiterhin auf das richtige Zielkonto überwiesen werden. Diese Art der Referenz wird nur noch in Kombination mit einer speziellen QR-IBAN möglich sein, die bei der Hausbank zu beantragen ist.


Welche Potentiale bietet die QR-Rechnung für Rechnungsempfänger?

Das Vorhandensein einer maschinenlesbaren Informationsquelle auf einem papierhaften Rechnungsbeleg, wie in diesem Fall der Swiss QR-Code, ermöglicht die einfachere Automatisierung der Erfassung von Eingangsrechnungen. Zwar enthält der Swiss QR-Code keine Daten zu einzelnen Rechnungspositionen aber es sind zumindest alle zahlungsrelevanten Informationen enthalten. Mit dem Rechnungssteller kann vereinbart werden, dass eine eigene Referenznummer angegeben wird, um eingehende Belege vollautomatisiert den zugehörigen Aufträgen zuordnen und zugleich mit ihnen abgleichen zu können. Wenn der Rechnungssteller zudem die strukturierten Rechnungsinformationen nach Swico-Empfehlung integriert hat, dann stehen sogar Daten für die automatisierte Skonto-Optimierung zur Verfügung.


Mit einer Enterprise Content Management Lösung von Ricoh lassen sich Belegstapel mit Swiss QR-Codes komfortabel erfassen und weiterverarbeiten. Die in den Barcodes enthaltenen Daten können dabei über verschiedene Wege automatisiert in die Kreditorenbuchhaltung exportiert werden.


Auch auf Rechnungsempfängerseite sind Prozessanpassungen unabdingbar. Zahlungen mit QR-Referenz dürfen nämlich nicht über den bisherigen ESR-Prozess getätigt werden, da ansonsten Fehlbuchungen auftreten können.


Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie hier: Hier gelangen Sie zur Zusammenstellung von Kommunikationsmitteln zur QR-Rechnung der SIX Group.


Die nachfolgenden Links führen Sie zu den Ricoh Lösungen: Intelligent Barcode & OCR Package und W-ELP: Skalierbare und flexible Lösung im Dokumentenmanagement.


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