Le code Swiss QR : un simple code QR automatise les processus de paiement

Le 30 juin 2020, la section paiement standardisée dotée d'un code QR révolutionnera les opérations financières ; cette nouveauté est tant un défi qu’une opportunité pour toutes les parties impliquées. Que faut-il prendre en considération en tant qu’émetteur ou bénéficiaire de factures ? Quels sont les avantages ?


Jusqu’à présent, de nombreuses entreprises suisses choisissaient une imprimante ou un appareil multifonction en fonction de sa capacité d’imprimer des bulletins de versement et de la possibilité de sélectionner la police correcte (OCR-B) via la commande PCL.


Le système des bulletins de versement actuel fait l’objet d’une transformation fondamentale afin de s’adapter à l’ère numérique. Le secteur financier a décidé de simplifier et d’harmoniser les transactions financières dans toute l’Europe y compris en Suisse sur la base de la norme ISO 20022 afin d'automatiser davantage le traitement des documents et de réduire les taux d'erreur relatifs aux opérations de paiement.



Par conséquent, les bulletins de versement actuellement utilisés en Suisse seront supprimés et remplacés par la section paiement standardisée munie du code Swiss QR. Une croix suisse figurant au milieu du code bidimensionnel permet de le distinguer facilement des autres codes QR. Le système QR-facture est « hybride », c'est-à-dire que les données sont à la fois lisibles par machine et disponibles sous forme de texte déchiffré, et permet de créer une passerelle entre la facture papier encore largement utilisée et le souhait d’automatiser le traitement des documents de paiement. Toutes les données relatives au paiement sont contenues dans le code Swiss QR et peuvent être lues avec précision, ce qui permet tant une lecture automatique des applications de banque en ligne via un smartphone qu'une comparaison automatique avec les systèmes informatiques de gestion des marchandises.


Quelles sont les conséquences de la nouvelle QR-facture pour les émetteurs de factures ?

D’une part, la nouvelle QR-facture entrant en vigueur le 30 juin 2020 apportera des simplifications, d’autre part elle mettra les émetteurs de factures devant de nouveaux défis : Le nouveau formulaire peut être imprimé en noir et blanc sur du papier blanc perforé. À la demande des acteurs du marché, la perforation est dorénavant obligatoire. En revanche, la police OCR-B n'est plus exigée. Pour les informations en texte déchiffré, il convient d’utiliser les polices Arial, Frutiger, Helvetica ou Libération Sans.


Si les mesures susmentionnées semblent faciliter en grande partie la tâche aux utilisateurs, la mise en œuvre du code Swiss QR peut nécessiter des adaptations importantes de l'environnement informatique. Bien que certains fabricants de logiciels standard proposent d’ores et déjà des mises à jour pour leur module de facturation, l'adaptation du système de gestion des marchandises exige souvent des mesures importantes en termes d’organisation et de coût. Par conséquent, il peut être judicieux de commencer par le flux de données d’imprimantes et d'insérer le code Swiss QR dans le flux de données PCL.


En cas d’achat d’imprimantes et/ou d’appareils multifonctions neufs, il convient de s'assurer que le modèle choisi est équipé d'une option permettant d'imprimer le code Swiss QR ou que cette option peut être installée ultérieurement. En effet, les équipements actuellement acquis sont susceptibles d'être utilisés au-delà de la fin de la période de transition prévue. Le secteur financier souhaite réduire la phase de transition au strict minimum (probablement moins de deux ans). En outre, il est très probable que les gros clients demandent l’introduction rapide de la QR-facture. L'attentisme est donc clairement déconseillé !


Ricoh propose dès à présent plusieurs solutions permettant d’imprimer le code Swiss QR dans le flux de données d'impression par le biais de commandes. Les solutions W-ELP ou PlanetPress basées sur serveur sont recommandées pour les grandes entreprises. Pour les appareils individuels, il vaut mieux utiliser l’Intelligent Barcode System. Il s’agit en l’occurrence d’une application autonome capable d’imprimer outre le code Swiss QR d'autres codes à barres 2D et 1D ainsi que des polices OCR.


Par ailleurs, l’introduction de la QR-facture oblige les entreprises à s’intéresser de plus près à la gestion de leurs données. Les données requises pour la section paiement des nouvelles QR-factures doivent être disponibles dans la base de données sous une forme appropriée. Idéalement, les coordonnées telles que la rue, le numéro de la rue ainsi que le code postal et la ville sont disponibles sous forme de données distinctes.


Si un utilisateur souhaite utiliser la référence BVR également à l’avenir, il est indispensable de tenir compte de détails importants pour garantir que les paiements continuent à être transférés sur le compte cible correct à l'avenir. Ce type de référence ne pourra être utilisé qu'en combinaison avec un QR IBAN spécial qu’il convient de demander à sa banque.


Quels bénéfices la QR-facture offre-t-elle aux destinataires de factures ?

La disponibilité d'une source d'information lisible par machine sur une facture papier telle que le code Swiss QR facilite l'automatisation de l'enregistrement des factures entrantes. Le code Swiss QR ne contient pas de données relatives aux différents postes de facture, mais comprend toutes les informations de paiement. Il est possible de demander à l’émetteur de la facture d’indiquer un numéro de référence individuel afin de pouvoir affecter automatiquement les factures entrantes aux commandes respectives et de faire les rapprochements. Si par ailleurs l’émetteur de la facture a structuré les données de la facture conformément aux recommandations Swico, des données permettant l’optimisation automatique de remises sont également disponibles.


La solution Enterprise Content Management de Ricoh facilite grandement la saisie et le traitement ultérieur de piles de factures munies de codes Swiss QR. Les données contenues dans les codes à barres peuvent être automatiquement exportées de différentes manières vers le service comptabilité du fournisseur.


Les destinataires des factures devront également ajuster leurs processus. Les paiements avec une référence QR ne doivent en aucun cas être effectués via le processus BVR appliqué jusqu’à présent, car cela pourrait occasionner des écritures erronées.


De plus amples informations à ce sujet sont disponibles en cliquant le lien suivant : Suivez ce lien Ce site contient une compilation des moyens de communication concernant la QR-facture du SIX Group.


Les liens ci-après vous permettent d’accéder aux solutions Ricoh Intelligent Barcode & OCR Package Intelligent Barcode & OCR Package et W-ELP : solutions évolutives et flexibles pour la gestion de documents


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